Wir hatten bereits vor vielen Jahren, zu einer Zeit, als es noch keine Software für Datenbanken im Handel gab, mit der Umstellung des Originalkatalogs der Sammlung auf EDV begonnen. Die Göttinger Sammlung bewahrt das Typus- und Originalmaterial zu vielen Tausend Publikationen auf. Der Originalkatalog basiert auf den von Meischner & Langenstrassen 1965 beschriebenen Katalogisierungs-Prinzipien. U. a. durch den Einsatz von studentischen Hilfskräften sind die wichtigsten Publikationen, deren Belegmaterial aufbewahrt wird, durch Karteikarten erfasst und gleichzeitig sind die paläontologischen Originale und Belegstücke in einer MSWord-Datei mit folgenden Angaben erfasst: Fossilname, Systematische Gruppierung, Zitat der originären Publikation sowie weitere Erwähnungen, nomenklatorischer Status, Original-Nummer sowie ältere Sammlungsnummern, Bemerkungen.
Die Taxa sind nach der kleinsten nomenklatorischen Einheit d. h. der Art oder Unterart alphabetisch innerhalb von sinnvollen systematischen Gruppierungen geordnet. Folgende Einzeldateien entsprechend der Gruppierungen bestehen bereits, sind jedoch nicht alle vollständig: Schwämme, Ammoniten und Ceratiten, Goniatiten, sonstige Cephalopoden, Bivalven, Brachiopoden, Trilobiten, Mikrofossilien, Vertebraten.
Nachdem sich die Datenbank MS Access als geeignete Plattform auch für Sammlungs-Datenbanken herausgestellt hat, haben wir in einem ersten Schritt diese Datei für unsere Anforderungen konfiguriert entsprechend den Positionen, die auch auf den verwendeten Karteikarten enthalten sind.
Als erste Datei dieser Datenbank haben wir die Aufnahme aller bei uns aufbewahrten Fossilinklusen der ehemaligen Königsberger Bernsteinsammlung abgeschlossen. ( ca. 12 000 Stücke) Für den persönlichen Gebrauch kann diese Datei als CD gegen die Erstattung der Herstellungskosten von 30,- DM bezogen werden. Wir planen sie als Anlage in einer Buch-Dokumentation über die Königsberger Bernsteinsammlung durch den Verlag Thorbecke zu veröffentlichen. Voraussetzung zum Lesen der Datei ist die Installation von MS Access der Version 97 und Windows 95 od. 98. Frau Dr. Hammer-Schiemann, die diese Datenbank erstellt hat, hat dazu eine Erläuterung verfasst. Wir planen, die genannten Dateien des Originalkatalogs mittelfristig in diese Access Datenbank zu überführen.